マイナンバー法施行まであと１年

　全国民に「個人番号」を割り当てて、社会保障や税制に関する行政に役立てようとする「マイナンバー法」の施行まであと１年を切りました。２０１５年の１０月から全国民に番号を通知するカードが送られる予定で、２０１６年１月から順次、個人番号の利用が開始されます。個人番号が利用されるのは行政手続においてですが、これに伴って民間企業の業務にも影響がありますので、事前にしっかりと準備を行っておく必要があります。

個人番号の利用範囲

　個人番号は行政機関の事務処理を効率化して、国民にとって便利で公平な行政サービスを提供することを目的としています。個人番号が利用される行政機関の事務は、法律上①社会保障制度、②税制および③災害対策の３つの分野に限定されており、行政機関も民間企業も、これら３つ以外の目的で個人番号を利用することは禁止されています。

　個人番号が利用される３つの分野の行政事務に応じて、民間企業としても以下のような対応が必要になります。

①社会保障制度関係では、健康保険、年金、雇用保険などで行政機関に対して提出する書面に、従業員の個人番号を記載しなければなりません。例えば厚労省は既に新様式の「雇用保険被保険者資格取得届」を公表していますが、この中の項目１に「個人番号」を記載する欄が追加されています。

②税制関係では、企業が税務署に対して提出する書面（給与所得や退職所得の源泉徴収票、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書など）に個人番号を記載しなければなりません。例えば、新様式の給与所得の源泉徴収票には、個人番号を記載する欄が追加されています。そして、従業員に扶養家族がいる場合は、当該従業員自身の個人番号のほか、その家族の個人番号を記載することも必要になります。

③災害対策については立法準備作業中に追加で導入された利用分野であり、被災者生活再建支援金の支給に関する事務において個人番号が利用されることとなっています。

　既に述べたように個人番号が利用可能な事務の範囲は法律で定められているものに限られ、これ以外の目的で個人番号を利用することは禁止されています。例えば、従業員から取得した個人番号を会社における社員番号として利用したり、従業員の営業成績を管理するデータ中に個人番号を利用したりすることは許されません。個人情報保護法上の個人情報と異なり、本人の同意を得たとしても利用できないので注意が必要です。

施行までに準備すべきこと

　上記のようなマイナンバー利用に向けて、民間企業では従業員らの個人番号を収集し、管理し、社会保障や税に関する各種手続の変更に対応するための準備を行っておかなければなりません。

　まず、個人番号を収集する際には本人確認が必要です。市町村から「個人番号カード」の交付を受けている者については個人番号カードによる本人確認が可能となりますが、それ以外の者に関しては個人番号の確認できるもの（「通知カード」、住民票など）と身元確認のできるもの（運転免許証など）による本人確認を行うことになります。代理人から個人番号を収集する場合は、代理人の身元確認と代理権の確認を行う必要もあります。また個人番号も個人情報保護法上の個人情報にあたりますので、その収集の際には、本人に対しどのような目的で利用するのか明示する必要があります。個人番号を収集するにはこのような手続を踏まなければならないことから、従業員の多い企業では個人番号収集だけで多くの手間がかかってしまうことが予想されます。

　次に、収集した個人番号を適切に管理することが必要です。特定個人情報保護委員会が公表している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」や、同ガイドラインに添付された「（別添）特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」を遵守して、社内の個人番号管理ルールの策定、管理体制の整備と運用、情報システムの修正等を行っていかなければなりません。具体的には、安全管理措置を定める社内規定を整備すること、個人番号等を取り扱う記録媒体を施錠できるキャビネット・書庫に保管すること、個人番号を管理する区域への入退室を制限・監視すること、個人番号を取り扱う情報システムへのアクセス制御を行うこと、個人番号の取扱いに関する留意事項等について従業員に定期的な研修等を行うことなどです。個人番号の取扱いを社外に委託する場合は、委託先を適切に選定し、委託契約の中で安全管理措置を講ずるよう義務付けること、適時委託先の取扱状況を把握することも必要です。

　さらに、社会保障・税に関する手続で提出する書類の様式の変更に対応するため、社内の人事労務に関する部署の業務フローを変更したり、管理システムの修正を行ったりする必要があります。